Sistem Administrasi Pergudangan

ABSTRAK

Sistem Administrasi Pergudangan adalah suatu system pencatatan dan pengendalian mendetail mengenai keluar masuknya barang dari suatu warehouse perusahaan. Sistem ini memiliki peranan penting karena memang mengontrol pergerakan barang, sehingga dengannya dapat diketahui jumlah dan penerimaan dan pengiriman barang bahkan kualitas dan segala atribut barang yang tersedia selama satu periode.
Pada Bab I adalah bagian pendahuluan, di dalamnya terdapat latar belakang pengambilan judul penelitian, tujuan penelitian, identifikasi masalah – masalah yang ada, batasan masalah yang akan dibahas, dan metode pengumpulan data yang digunakan oleh peneliti.
Bab II adalah bagian utama yakni bagian pembahasan, akan coba menjelaskan berbagai hal mulai dari pengertian dasar, peran bagi perusahaan sampai software yang diperlukan dan berbagai masalah yang ditemui di lapangan oleh pelaksana system. Diharapkan dari penjelasan pada Bab II, pembaca bisa menangkap dan memahami konsep system administrasi pergudangan yang baik dan nyaman digunakan oleh user.
Bab III merupakan bagian penutup, bagian ini hanya akan memberikan sedikit ulasan yang dimuat dalam kesimpulan serta sumbr yang peneliti jadikan acuan dalam menyusun laporan ini yang termuat dalam daftar pustaka.
Disusun berdasarkan urutan standar penelitian dan dilaporkan menggunakan bahasa yang mudah di mengerti semoga penelitian ini bisa memberikan efek positif bagi kemashlahatan sebagian pembacanya.

PEMBAHASAN

PEMBAHASAN
1. Pengertian

Menurut Wikipedia Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi : catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik – mengetik agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketata-usahaan. Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.
Sedangkan Gudang adalah tempat yang digunakan untuk menyimpan berbagai macam barang.
Dan sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau element yang saling dihubungkan untuk memudahkan aliran informasi, materi ataupun energi.
Sehingga berdasarkan pengertian per-kata yang coba saya sampaikan diatas, bila ditarik suatu garis lurus maka saya bisa simpulkan dengan bahasa saya bahwa Sistem Administrasi Pergudangan adalah suatu kesatuan berbagai element dari sebuah tempat penyimpanan barang untuk kemudian dilakukan proses administrasinya baik komputerisasi maupun manual (dalam kaitannya dengan IT, berarti komputerisasi).

2. Peran Sistem Administrasi Pergudangan

Administrasi menurut sumber yang saya dapatkan adalah merupakan sutradara dibalik segala operasional Gudang. Administrasi mengurus data-data gudang seperti data pemesanan barang, data persediaan, data pengeluaran barang, data permintaan, bahkan sampai peramalan permintaan. Oleh karena itu, ibarat sebuah film maka Administrasi adalah penulis skenario yang menentukan jalan ceritanya. Mengingat sistem yang begitu kompleks, maka diperlukan software yang menangani semuanya secara terintegrasi. Jika pada lingkup administrasi tidak ditangani dengan baik, maka yang kena getahnya adalah operasional di lapangan.

3. Alur Administrasi Gudang

Data pemesanan barang
Sebuah gudang menyimpan barang-barang tertentu dan mengeluarkan dalam jumlah tertentu. Misalkan pengeluaran adalah x maka penyimpanan bisa saja x atau x + y , dimana y adalah buffer stock, Tingkat buffer diperlukan di Indonesia, mengingat kontinuitas suplai yang tidak terjamin oleh pemasok, padahal teori mengatakan zero stock adalah hal yang baik, tetapi itu beresiko tinggi terhadap potential loss sales dari perusahaan.
Pemesanan dilakukan administrasi berdasarkan kebutuhan pengeluaran. Kebutuhan pengeluaran diramalkan terlebih dahulu melalui data historis ataupun diestimasi. Pemesanan dilakukan kepada pemasok dengan perjanjian waktu bayar (term of payment(TOP)), dimana TOP nantinya diusahakan angkanya lebih besar daripada DSI (Day Sales Inventory) atau waktu barang tersimpan dampai menjadi uang. Misalkan jika perusahaan berhasil menjual dalam waktu 3 hari dan TOP adalah 6 hari, maka perusahan untung, karena sudah berhasil menjual 2 kali tetapi baru membayar sebanyak 1 kali. Administrasi banyak berkaitan dengan pemasok. Perjanjian produk yang returnable juga menguntungkan perusahaan dibandingkan sistem beli putus.
Perjanijian ini bahkan bisa sebegitu ketat, semisal satu peritel luar negeri yang tersangkut kasus di KPPU, salah satunya karena diduga mengadakan perjanjian pada pemasok supaya harga yang masuk ke ritel tersebut harus lebih murah dibanding ritel mana saja yang memesan barang sama dengan pemasok. Ini merupakan bentuk praktek monopoli. Hubungan erat pihak administrasi juga dijalankan dalam rangka menjalin supplier relationship management. Banyak faktor yang mempengaruhi supplier relationship management dan itu banyak menyangkut etika bisnis.

Data Inventory
Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang, sehingga pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya akurasi data. Bukti pencatatan barang keluar masuk akan mempengaruhi beberapa hal berikut :

1. Jumlah stok barang.
2. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar.
3. Dasar memesan barang.
4. Mempelajari trend sales.
Data persediaan ini menuntut akurasi data secara real time dan dapat dipertanggung jawabkan. Administrasi yang kuat perlu dibangun melalui integrasi antara komputerisasi dan sumber daya yang menjalankannya. Sistem informasi yang berkaitan dengan database memerlukan orang-orang yang akrab dengan database.

4. Jenis Software yang Dibutuhkan

Software yang mengatur transaksi gudang ini lebih baik bisa dieksekusi dalam keadaan real time, jadi seperti sistem informasi Bank. Semisal ambil uang Rp 200.000 di ATM, maka Bank langsung secara real time mengurangi saldo. Kurang lebih seperti itu software yang dibutuhkan di gudang.
Keberadaan software yang mensupport aktifitas pergudangan mulai dari penerimaan barang, penyimpanan barang, pengambilan (picking) sampai dengan memuat ke truck dan delivery sangat dibutuhkan oleh gudang, bantuan sistem ini akan membantu untuk melacak informasi dan data-data yang dibutuhkan oleh customer ataupun pemilik gudang sendiri.
Wikipedia mendefinisikan Warehouse Management System sebagai :
WMS, is a key part of the supply chain and primarily aims to control the movement and storage of materials within a warehouse and process the associated transactions, including shipping, receiving, putaway and picking. The systems also direct and optimize stock putaway based on real-time information about the status of bin utilization.
Mengontrol pergerakan barang di dalam gudang sehubungan dengan transaksi keluar masuk barang, mungkin itu adalah keyword dari definisi wikipedia diatas. Bagaimana WMS (Warehouse Management System) ini bisa memungkinkan hal itu? Tentunya dengan satu sistem database yang memungkinkan user untuk melakukan kontrol mendetail.

5. Fitur Standard yang Mesti Ada

Receiving and Putaway
Proses Receiving and Putaway dimulai ketika barang datang ke gudang. Secara fisik barang yang datang harus dimasukkan ke dalam sistem WMS, sehingga database barang di gudang akan terupdate. Opsi melakukan input barang adalah dengan menggunakan Input data PO (Purchase Order) secara otomatis yang dilakukan Departemen Purchasing / Pembelian, atau dengan input data manual. Prinsip utamanya adalah kesesuaian fisik yang datang dengan kebutuhan di gudang, sehingga menghindari terjadinya selisih stock pada saat melakukan cycle count atau stock opname.
Setelah fisik barang diterima, selanjutnya fisik barang tersebut harus diletakkan pada lokasi tertentu di gudang (Putaway). Proses Putaway ini sangat penting untuk mengetahui informasi dimana barang yang diterima diletakkan serta bisa mensupport sistem FIFO/FEFO (First In First Out / First Expired First Out).

Dispacthing
Proses dispatching ini berfungsi sebagi pendukung operasional pengeluaran barang dari gudang (picking dan delivery barang) atas barang-barang yang akan dikirimkan ke outlet-outlet atau kepada customer. Pencarian lokasi atas barang-barang yang akan di picking akan dipermudah melalui adanya informasi pada WMS.
Bagi para pekerja gudang, tentunya fitur ini mempercepat pencarian. Cukup melihat informasi, atau bahkan informasi ini sudah terupload kedalam device handheld, melakukan picking dan melakukan scanning barcode terhadap sticker di pallet sehingga secara data barang tersebut sudah dinyatakan diambil dan stock pada lokasi sudah kosong sera bisa ditempati barang lain yang akan diterima.
Setelah melakukan picking pada lokasi maka operator pada gudang perlu dipandu dengan informasi barang-barang yang akan didelivery / diberangkatakan ke satu tujuan. WMS akan memberikan informasi order dari customer berupa sticker barcode yang ditempelkan pada setiap karton yang akan diberangkatkan. Sticker ini akan sesuai jumlahnya dengan fisik barang yang sudah diambil dari lokasi.

Delivery Note
Setelah melakukan aktifitas picking, maka perlu dilakukan validasi antara item-item yang telah di picking dengan order dari outlet atau customer. Warehouse Management System mengakomodasi validasi ini dengan fitur dokumen yang dinamakan dengan Delivery Note atau bisa juga disebut sebagai Delivery Note. Fungsi utama fitur ini adalah memudahkan operasional gudang membandingkan antara item-item yang dipicking dengan item-item yang akan dimuat ke dalam truck, petugas gudang yang melakukan biasanya dinamakan “checker” yang melakukan fungsi double check antara hasil picking versus barang yang akan di loading.

Double Check
Selain fitur Delivery Note, dibutuhkan fitur double check berikutnya untuk memastikan seluruh barang keluar merupakan order dari customer, salah satu fungsi double check ini bisa dibantu dengan sticker dispatch label. Sticker dispatch label ini akan memandu operator untuk melakukan loading ke dalam truck yang akan membawa barang ke satu tujuan tertentu. Dispatch label ini memiliki fungsi ganda sebagai proses double check pada tempat / destinasi yang nantinya akan menerima barang tersebut. Informasi sticker dan jumlah karton cukup menjadi dasar pengecekan, menghemat waktu pengecekan pada saat melakukan unloading di tempat tujuan. Pada saat di-patch ini WMS akan memotong sejumlah stock yang telah didelivery ke tujuan, proses informasi ini dibaca sebagai pengurangangan tingkat persediaan dan secara otomatis bisa diproses kepada sebuah Sistem Manajemen Persediaan untuk selanjutnya diproses menjadi pemesanan kepada supplier.

Stock Take
Stock take dilakukan untuk melakukan penyesuaian stock fisik dan stock komputer sehingga tingkat persediaan yang berhubungan dengan biaya persediaan pada sebuah gudang sesuai dengan keadaan fisik. Stock take sendiri merupakan satu aktifitas yang menyedot kapasitas dan sangat menguras waktu dari operator gudang. Tidak jarang proses stock take dilakukan dengan melibatkan banyak personil gudang, dilakukan penghitungan 1, penghitungan 2 dan seterusnya untuk memastikan barang secara fisik ada di dalam gudang.
WMS sudah memudahkan dengan informasi detail setiap barang dan lokasi, sehingga operator cukup mudah untuk melakukan stock take. Dalam flow WMS maka operasional gudang tentunya tidak memunculkan selisih antara fisik barang dengan stock komputer.
Report Stock take yang dicetak setelah hasil penghitungan fisik dilakukan idealnya adalah 0 atau tidak terjadi selisih sama sekali antara komputer dengan fisik. Jika ada nilai selisih plus atau minus maka dilakukan penghitungan ulang terhadap fisik, WMS telah membantu untuk melakukan referensi lokasi barang yang terjadi selisih, operator tidak perlu lagi berkeliling gudang untuk menghitung seluruh jumlah barang melainkan cukup menghitung ke lokasi yang menurut report terjadi selisih. Waktu yang digunakan akan sangat singkat. Setelah seluruh penghitungan dilakukan, maka komputer akan melakukan adjustment plus atau minus terhadap penghitungan fisik. Pada tahapan ini maka gudang telah memiliki stock update yang sesuai antara data dengan fisik.

Reporting
Fitur reporting adalah fitur pendukung yang cukup vital. Laporan yang tersedia pada WMS harus mampu menjelaskan banyak hal kepada pemilik barang, laporan ini juga harus valid dan bisa tersedia sewaktu-waktu dimana sebuah keputusan harus ditunjang oleh adanya data historis masa lalu. Fitur reporting ini menurut saya menjadi titik vital pentingnya ada sebuah WMS pada gudang.
Beberapa fitur reporting pada gambar di samping haruslah mampu mendukung kebutuhan sebuah gudang akan sebuah informasi yang lengkap. Idealnya seseorang akan mampu membaca kesehatan sebuah gudang pada fitur reporting ini. Misalkan reporting hari persediaan (Inventory Days) yang seharusnya berada pada tingkat minimum, anggap saja idealnya 5 hari. Jika reporting menunjukkan stock gudang ada di atas 5 hari, maka keputusan Kepala Gudang / Manajer Gudang haruslah mencoba menurunkan tingkat order dan mengoptimalkan pengeluaran barang, sehingga tingkat persediaan turun.
Report ini juga dibutuhkan customer (topik khusus pada penyedia jasa gudang) untuk mengetahui barang apa saja yang tersedia pada gudang dan akan dikirim ke outlet atau destinasi mana. Tanpa adanya fitur pendukung berupa reporting ini, maka WMS bisa dikatakan tidak lengkap dan kurang menjawab kebutuhan user.

Reporting juga harus dihubungkan dengan Key Performance Indicator (KPI) dari gudang. Misalkan KPI dari variansi stock adalah 1%, maka Report harus mampu mengeluarkan laporan selisih barang hasil stock opname. Untuk kebutuhan lebih lanjut (biasanya digunakan oleh Data Analyst), fitur reporting harus mampu mengekspor file ke dalam file .dbf .csv atau .xls yang bisa diolah lebih lanjut dengan Ms Excel.
Beberapa fitur standard dari WMS tadi seharusnya bisa ditemukan pada setiap gudang, tergantung dari nilai pergerakan barang yang terjadi di dalamnya. Instalasi software WMS sendiri memerlukan biaya tidak sedikit dan setidaknya membutuhkan 1-2 orang dedicated admin untuk bertanggung jawab atas WMS ini.

6. Masalah yang Dihadapi Pelaksana Sistem
• Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja kasar dan sulit diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan kantoran.
• Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga kapasitas perlu diperbesar setiap hari dalam menangani masalah.
• Gudang sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi sesempurnanya sebuah gudang, memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah prestasi. Misal, biaya gudang harus di bawah 5%, sangat sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri, lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka.
• Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalian-pengendalian yang di manage secara professional.

KESIMPULAN

           Sistem Administrasi Pergudangan adalah suatu kesatuan berbagai element dari sebuah tempat penyimpanan barang untuk kemudian dilakukan proses administrasinya baik komputerisasi maupun manual (dalam kaitannya dengan IT, berarti komputerisasi). Administrasi menurut sumber yang saya dapatkan adalah merupakan sutradara dibalik segala operasional Gudang. Administrasi mengurus data-data gudang seperti data pemesanan barang, data persediaan, data pengeluaran barang, data permintaan, bahkan sampai peramalan permintaan. Oleh karena itu, ibarat sebuah film maka Administrasi adalah penulis skenario yang menentukan jalan ceritanya.
Alur pemesanan barang :
• Data pemesanan barang
• Data Inventory

Fitur Standard yang Mesti Ada :
• Receiving and Putaway
• Dispacthing
• Delivery Note
• Double Check
• Stock Take
• Reporting

Baca juga : 

Pembuatan Sistem Administrasi Pergudangan

Download Ebook programming

Sumber Data :
http://romailprincipe.wordpress.com/2009/04/26/sistem-administrasi-gudang-1/ akses pada 11/02/12 23:17
http://romailprincipe.wordpress.com/2011/11/27/sistem-manajemen-gudang-wms/ akses pada 11/02/12 23:30
http://romailprincipe.wordpress.com/2009/12/10/tipe-gudang/ akses pada 11/02/12 23:35
http://id.wikipedia.org/wiki/Administrasi akses pada 11/02/12 23:42
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem akses pada 11/02/12 23:56
http://id.wikipedia.org/wiki/Gudang akses pada 11/02/12 23:57
http://romailprincipe.wordpress.com/2009/04/16/sistem-manajemen-gudang/ akses pada 12/02/12 01:02

Terima kasih dan semoga bermanfaat.